نکات مهم در بازنگری فرآیندهای سازمانی
هر زمان که شرکتها و سازمانها تصمیم به بازنگری فرآیندها می گیرند، می بایست چارچوبی را در قالب سند اهداف و سیاست های بازنگری تهیه کنند. این چارچوب شامل چند بخش می باشد :
1- برنامه اقدام و تیم بازنگری:
در فرآیند بازنگری باید برنامه ریزی اقدام صورت گیرد. یعنی این پروژه در چه تاریخی شروع می شود، چه زمانی پایان می یابد و چه کسانی درگیر فرآیند بازنگری هستند. در واقع می بایست یک (یا چند کمیته) تشکیل شود که رئیس کمیته دارای قدرت اجرایی (یا علمی یا فنی) مناسب در سازمان باشد . البته لازم نیست رئیس کمیته در همه جلسات حاضر باشد، بلکه باید به عنوان کنترلگر فرآیند و سیاستگذار مسیر اجرایی پروژه حضور داشته باشد. دبیر کمیته وظیفه پیگیری و برگزاری جلسات و اقدامات را به عهده دارد. سایر اعضای جلسه نیز شامل نماینده (یا نمایندگانی) از افراد ذینفع فرآیند است.
2- بازنگری سلسله مراتبی :
یکی از مهمترین کارها آن است که نخست اَبَرفرآیندها مورد بررسی قرار گیرند و اگر مورد تایید بودند وارد خرده فرآیندها شویم. در این مرحله لازم است کلیه فرآیندها شناسایی شده باشند و فرآیندهای دارای اولویت بازنگری مشخص شوند. بدیهی است که یک سازمان لازم است بصورت مستمر نسبت به ارزیابی و بازنگری فرآیندها اقدام کند، اما در پروژه های بازنگری لازم است تا خرده فرآیندهای دارای اولویت بازنگری، مشخص شده باشند.
3- روش بازنگری:
باید بطور دقیق مشخص کرد که شیوه بازنگری به چه صورت است. بهترین روش آن است که پیش از بازنگری هر خرده فرآیند، موضوع به اعضای جلسه مربوطه ارجاع شود تا قبل از جلسه، بررسی هایی داشته باشند و حتی شمای فرآیند بازنگری شده را به همراه داشته باشند.
4- سیاست ها :
لازم است تا سیاستهای بازنگری مشخص باشد. این سیاست ها می تواند مواردی مانند کاهش هزینه، چابکی و تسریع در فرآیند انجام کار، مدیریت دانش، شفافیت، رفع خلاءها، کاهش نیروی انسانی، تغییز ساختار سازمانی و … باشد. بدیهی است پس از بازنگری هر خرده فرآیند، می بایست یک یا چند سیاست مشخص شده، محقق شده باشد.
5- مدیریت تعارض منافع :
یکی از مهمترین نکاتی که همیشه باعث به انحراف کشیده شدن بازنگری فرآیندها می باشد، دخالت افرادی است که در فرآیند فعلی منافعی دارند یا می خواهند در فرآیند جدید به منافعی برسند. جلوگیری از این موضوع با استفاده از قدرت رییس کمیته (که در بند1 به آن اشاره شد) محقق خواهد شد.
