حوزه های دانشی تحلیل کسب و کار (استاندارد BABOK)
تحلیل کسب و کار (BA) چیست؟
شاید بتوان حوزه تمرکز و ابزارهای تحلیل کسب و کار را بسیار فراتر از هوش تجاری دانست. در واقع تحلیل کسب و کار یکی از گسترده ترین مفاهیم در حوزه مدیریت و همچنین فناوری اطلاعات می باشد.
یکی از نکاتی که رویکرد تحلیل کسب و کار را با بسیاری از رویکردهای مدیریتی متمایز می کند، ویژگیهای منحصر به فرد آن است. در واقع بهره گیری از رویکرد تحلیل کسب و کار، عرصه ای نوین از نظریات حوزه مدیریت کسب و کار است که در عین استفاده از مزیت های روشهای و مدلهای مختلف قبلی این عرصه، سعی نموده است نقصان آنها را نیز برطرف نموده یا به حداقل برساند.
مزیت های رویکرد BA
ویژگی هایی که باعث می شود استفاده از رویکرد تحلیل کسب و کار برای علاقمندان به این حوزه دارای ویژگیهای خاص و منحصر به فردی باشد عبارتند از :
1) امکان جزء نگری در عین کل نگری (و همچنین تحلیل بالا به پایین در عین تحلیل پایین به بالا در بدنه سازمان)
2) عدم وابستگی موضوعات به صنعت یا حوزه خاصی از کسب و کار (در واقع تحلیلگر کسب و کار می تواند پس از ورود به صنعت جدید موضوعات را با سرعت و دقت بالایی شناسایی و اقدام نماید)
3) کاهش هزینه فرآیندهای تحلیل تا اقدام (کاهش زمان تحلیل تا اقدام و کاهش هزینه های اقدام و ریسک های اقدامات)
مدل مفهومی BACCM (نسخه 2021)
یکی از نکاتی که رویکرد BA را با بسیاری از روشها متفاوت می سازد مدل مفهومی آن (BACCM ) در فرآیند برنامه ریزی و تغییر شرکت ها می باشد.
1) تغییر (Change)
همیشه مساله وقتی نیاز به تحلیل پیدا می کند که در بخشی از سازمان یا کسب و کار، تمایلی برای یک تغییر (در همان بخش یا سایر بخش های کسب و کار) ایجاد می شود.
2) نیاز (Need)
باید در این مرحله بررسی کرد که نیاز اصلی چه بوده است که طرح تغییر پیشنهادی ارائه شده است.
3) راهکار (Solution)
می بایست راهکارهای احتمالی حل نیاز اصلی شناسایی شود و از بین سناریوهای احتمالی آن موردی که بیشترین انطباق با نیاز، کمترین هزینه و بیشترین منافع را دارد انتخاب شود.
4) ذینفعان (Stakeholder)
پس از مشخص شدن راهکار بهینه، می بایست ضمن بررسی میزان اثرگذاری یا اثرپذیری راهکار منتخب بر روی ذینفعان، سعی شود که مدیریت ذینفعان بصورت بهینه صورت گیرد.
5) ارزش ها (Values)
باید سعی کنیم که ارزش هایی که با این راهکار برای ذینفعان خلق می کنیم مورد بررسی قرار گرفته و به حداکثر برسد.
6) زمینه (Context)
یکی از مهمترین مسائل در ایجاد یک تغییر و جاری سازی یک راهکار درون کسب و کار، آن است که الزامات و ویژگیهای زمینه تغییر (شامل فرهنگ سازمانی، قوانین داخلی و برونسازمانی، محدودیت ها و امکانات و فرصت ها و …) به ویژه ابعاد تغییر (تیم تغییر، حامیان تغییر، مجریان تغییر، هزینه تغییر، نقطه شروع تغییر و …) به خوبی دیده شده باشد و راهکار انطباق اجرایی لازم با آنها را داشته باشد.
گامهای تجزیه و تحلیل کسب و کار
بدیهی است برای آنکه روند تجزیه و تحلیل کسب و کار بصورت بهینه صورت گیرد می بایست تحلیل گر بر اساس گامهای زیر در مسیر تحلیل و ارائه راهکار بهینه قدم بردارد:
1) برنامه ریزی تحلیل
2) مشخص کردن شیوه استخراج اطلاعات
3) مدیریت چرخه حیات نیاز
4) انطباق با استراتژی کسب و کار
5) تحلیل نیاز و طراحی راهکار
6) شیوه ارزیابی راهکار
7) روند پایش و تحلیل در حین اجرا
مقدمات و الزامات تحلیل کسب و کار
یکی از نکات مهم برای بهره گیری از رویکرد تحلیل کسب و کار توجه به الزامات آن می باشد :
1- عدم تعصب ذهنی (نداشتن پیش فرض و پیشگیری از خطاهای ذهنی)
2- داشتن ذهن چند وجهی (امکان ذهنی توجه همزمان به وجوه و ابعاد مختلف مساله)
3- رعایت ضرورت های الزامات شفافیت :
- الف) شفافیت داده :
داده های دقیق و صحیح
ثبت به موقع داده ها
ثبت داده در دسته بندی درست - ب) شفافیت فرآیند :
فرآیندهای مدون و مشخص (چابک و بالغ)
نظارت بر پایبندی اجرایی به فرآیندها - ج) شفافیت عملکرد :
مشخص بودن شاخص های سنجش عملکرد
کنترل مستمر و دقیق شاخص های عملکردی
تاثیر نتایج ارزیابی عملکرد بر افراد، واحدهای سازمانی، اهداف سازمانی و برنامه ها و فرآیندها
حوزه های دانشی BA
بر اساس گامهای فوق الذکر، حوزه های دانشی و اجرایی تحلیل کسب و کار به شرح ذیل می باشد.
1) حوزه برنامه ریزی و نظارت بر تحلیل کسب و کار:
الف) برنامه ریزی رویکرد تحلیل
- رویکرد انطباقی (Adaptive)
- رویکرد پیش بینی گرایانه (Predictive)
ب) برنامه ریزی مشارکت ذینفعان
ج) برنامه ریزی حاکمیت تحلیل
د) برنامه ریزی مدیریت اطلاعات تحلیل
هـ) ارزیابی عملکرد (فرآیندها و خروجی های) تحلیل کسب و کار
2- حوزه استخراج اطلاعات و همکاری ها در تحلیل کسب و کار :
الف) شناسایی مدخل های اطلاعاتی و همکاران مربوطه
ب) آمادگی جهت استخراج اطلاعات
ج) انجام فرآیند استخراج اطلاعات
د) تایید استخراج اطلاعات (فرآیند استخراج و نتایج حاصله)
هـ) ابلاغ اطلاعات
و) مدیریت مشارکت ذینفعان
3- مدیریت چرخه های حیات نیازمندی ها
الف) ردیابی نیازمندی ها
ب) حفظ نیازمندی ها
ج) اولویت بندی نیازمندی ها
د) ارزیابی تغییرات نیازها
هـ) تایید و تصویب نیازها
4- تحلیل استراتژی
الف) تحلیل وضعیت فعلی در حوزه مربوطه
ب) تحلیل وضعیت آینده
i. آینده نگری (پیش بینی)
ii. آینده نگاری
ج) ارزیابی و مدیریت ریسک
د) تعریف و تدوین استراتژی تغییر
i. تغییرات عملیاتی
ii. تغییرات راهبردی (Strategic Change Plan)
5- تحلیل نیاز و تدوین راهکار
الف) تشخیص و مدلسازی نیازها
ب) صحت سنجی نیازها
ج) اعتبار دهی نیازها
د) طراحی معماری نیازها
هـ) تدوین گزینه ها و طراحی راهکارها
i. روش های تصمیم سازی
1. فنی-مهندس
2. تجری
3. خلاقانه (مانند TRIZ)
ii. روشی های سناریوسازی
و) تجزیه و تحلیل خلق ارزش ارزش / مهندسی ارزش (Value Engineering)
i. معماری شناسایی عناصر و منشاءهای خلق ارزش
ii. مدل های خلاقانه خلق ارزش
ز) طراحی سناریوهای جایگزین
i. اصلاحات حین اجرا
ii. طراحی راهکار جایگزینی (Plan B)
6- ارزیابی راهکارهای پیشنهادی
الف) انتخاب رویکرد کنترل راهکار
i. پیش کنترل
ii. کنترل حین اجرا
iii. پَس کنترل
ب) تدوین شاخص های ارزیابی راهکار
ج) تحلیل معیارهای عملکرد
د) ارزیابی محدودیت های راهکار
هـ) ارزیابی محدودیت های سازمانی (موانع راهکار)
و) اقدامات پیشنهادی جهت افزایش خلق ارزش راهکار
ز) تدوین برنامه زمانبندی اجرای راهکار
7- کنترل راهکار
الف) کنترل پیشرفت تحقق راهکار
i. زمانبندی
ii. تحقق الزامات
ب) کنترل شاخص های ارزیابی عملکرد راهکار
ج) سنجش عوامل موثر بر راهکار
i. عوامل پیش شناسایی شده
ii. عوامل شناسایی شده جدید
iii. ضریب تاثیر حین اجرای هر عامل
د) روشهای بازخور وضعیت راهکار
i. درون تیم مجری
ii. مدیران ارشد
iii. ذینفعان کلیدی
هـ) روشهای اصلاح حین اجرا
i. روشهای اصلاحی بدون توقف یا تعلیق راهکار (حین اجرا)
ii. روشها ی تعلیقی
iii. روشهای توقف (مسدودسازی راهکار)
iv. روشهای جایگزینی راهکار جدید
1. باز نویسی روش فعلی و اجرای مجدد
2. استفاده از سناریوهای پیش طراحی شده (Plan B)
