چک لیست پرسشگری (مصاحبه) حرفه ای
همانطور که می دانید هر مصاحبه یا پرسشگری شامل سه بخش کلیدی می باشد :
- آمادگی پیش از مصاحبه
- ایجاد ارتباط اولیه موثر
- مصاحبه و استخراج نظرات مخاطب
بر این اساس لازم است تا پرسشگر نکاتی را بصورت مرتب و دقیق از خود بپرسد و شرایط لازم را برای انجام یک مصاحبه دقیق و مناسب فراهم کند. از همه مهمتر باید بدانیم که موفقیت بدون آگاهی و تلاش مستمر به دست نمی آید.
گام 1 ) آمادگی پیش از مصاحبه
1-1- باید مشخص کنم که هدف من از انجام این مصاحبه چیست
- باید هدف مصاحبه توسط سرپرست پروژه پرسشگری به شما اعلام شود.
- باید به خودم تاکید کنم که هدف اصلی من چه چیزهایی است و باید از چه چیزهایی اجتناب کنم.
2-1- باید سوالات مصاحبه را بصورت کامل بارها مطالعه کرده باشم.
- باید توضیح دقیقی در مورد هر یک از سوالات توسط سرپرست پروژه پرسشگری به شما داده شده باشد.
- باید خودم درک دقیق و درستی از هر سوال داشته باشم و نه اینکه صرفاً آنها را حفظ کرده باشم. زیرا ممکن است مخاطب یک یا چند سوال را متوجه نشده باشد و لازم باشد برای او توضیح دهم.
- نباید تحلیل های شخصی خودم را به جای سوال مصاحبه بپرسم. حتی نباید سوال را خودم بازخوانی کنم و دقیقاً باید متن سوال را از روی کاغذ یا سامانه آنلاین بخوانم.
البته باید جزییات دیگری را در این گام مد نظر داشته باشیم که جزئیات آن در فایل PDF رایگان تهیه شده است که می توانید در انتهای همین صفحه آن را دانلود کنید
گام 2) ایجاد ارتباط موثر
1-2- باید روی نوع پرسشگری خود تمرکز کنم.
- به صورت کلی چند نوع پرسشگری داریم که بر اساس دو موضوع کلی «شیوه استخراج نظرات» و «اطلاع و آمادگی مخاطب» می توان آن را به چندین دسته تقسیم بندی کرد.
- بر اساس شیوه استخراج نظرات به طور کلی 5 شیوه پرسشگری داریم :
- فرم پرسشگری آنلاین: ثبت نظرات توسط خود مخاطب بر روی اینترنت
- فرم پرسشگری دستی : ثبت نظرات توسط خود مخاطب بر روی برگه کاغذی
- پرسشگری تلفنی : تماس تلفنی با مخاطب و پرسیدن سوالات از او و ثبت نظرات توسط پرسشگر
- پرسشگری حضوری : مصاحبه حضوری با مخاطب و پرسیدن سوالات و ثبت نظرات توسط پرسشگر
- پرسشگری آنلاین : مصاحبه آنلاین تصویری با مخاطب و پرسیدن سوالات و ثبت توسط پرسشگر
- بر اساس اطلاع و آمادگی مخاطب به طور کلی 2 حالت پرسشگری داریم که البته می تواند شیوه استخراج نظرات هر یک از 5 حالت فوق باشد :
- برنامه ریزی شده : مخاطب قبل از شروع فرآیند مصاحبه از کلیات آن مطلع است و با آمادگی ذهنی اولیه وارد فرآیند پرسشگری می شود.
- برنامه ریزی نشده : در ارتباط اولیه با مخاطب
- بر اساس شیوه استخراج نظرات و آمادگی مخاطب، شیوه ارتباط اولیه به طور کامل متفاوت خواهد بود.
2-2- باید مخاطب خود را درک کنم
- باید به این نکته توجه کنم که مخاطب من ممکن است شرایط مصاحبه نداشته باشد، پس اگر چنین احساسی کردم بلافاصله ضمن تشکر از وی، مصاحبه را پایان دهم.
- در طول مصاحبه نیز باید توجه کنم که هیجانات و واکنش های مخاطب را درک کرده و از عکس العمل یا بیان نظرات شخصی یا قضاوت مخاطب خودداری کنم.
- در طول مصاحبه نیز همواره به این اصل (درک مخاطب) پایبند خواهم بود.
گام 3) مصاحبه و استخراج نظرات مخاطب
1-3- باید سطح ارتباطی خود با مخاطب را مشخص کنم.
- مخاطب پرسش شونده نه بالاتر از من و نه پایین تر از من است، پس در ادبیات و کلماتی که به کار می برم، نه بیش از حد او را بالابرده و (مانند یک بدهکار) متملقانه صحبت میکنم و نه با نگاه بالا به پایین (مانند یک طلبکار) با او صحبت میکنم.
- نگاه برابر در مصاحبه به من کمک میکند که ترس از مصاحبه نداشته باشم و اعتماد به نفس خودم را حفظ کنم.
- باید در عین صمیمیت، احترام و فاصله ارتباطی نسبی خودم را با مخاطب حفظ کنم.
- باید از هرگونه شوخی یا جملات سطحی در ارتباط با مخاطب پرهیز کنم.
2-3- نباید ماشین مصاحبه گر باشم.
- بسیاری از مشکلات وقتی ایجاد می شود که من مانند یک ماشین سعی میکنم سریعتر سوالات را برای مخاطب بخوانم و سریعتر از او جواب بگیرم. گویی که من یک ربات هستم! این موضوع باعث کاهش کیفیت پاسخ دهی مخاطب می شود.
- باید هر سوال را به آرامی برای مخاطب بخوانم تا در همان لحظه مخاطب مفهوم پرسش را متوجه شود و نیاز به تکرار مجدد آن نباشد.
- باید اگر حس کردم مخاطب مفهوم سوال را نفهمیده با زبان و ادبیات خودم برای او شرح دهم.
3-3- باید مسیر مصاحبه را در دست داشته باشم.
- باید از حاشیه رفتن و بیان موارد غیر مرتبط با مصاحبه به شدت اجتناب کنم.
- اگر مخاطب وارد حاشیه شد (مثلاً بحث سیاسی، یا اعتراض به وضعیت اقتصادی، یا بیان مشکلات شخصی) سعی کنم ضمن بیان و لحن محترمانه، از او بخواهم تا از مسیر مصاحبه خارج نشود.
- به هیچ وجه کاری نکنم که مخاطب عصبانی شود. زیرا اولاً اعصاب من به هم خواهد ریخت و در ادامه کار خستگی و ناراحتی، عملکرد من را کاهش می دهد. دوماً ممکن است منجر به ایجاد حاشیه برای خود من (و حتی درگیری فیزیکی) شود. از سوی دیگر ممکن است وجهه کارفرما (مثلاً بانک) را تخریب کند. از سوی دیگر ممکن است مشکلاتی برای شرکت پیمانکار افکارسنجی (که من جزو پرسنل او هستم) ایجاد کند. پس اگر احساس کردم مخاطب عصبانی شده است، فقط باید او را آرام کنم و حتی اگر لازم شد مصاحبه را سریع پایان دهم.
- اگر در حال مصاحبه افرادی در کنار مخاطب قرار گرفتند از آنها میخواهم در حین مصاحبه صحبتی نداشته باشند و اگر تمایل دارند نظراتشان ثبت شود، به صورت جداگانه نظرات آنها را ثبت میکنم.
